Facturas
La sección Facturas reúne en un solo listado todas las facturas de los abonados de tus agencias. Desde aquí puedes buscar una factura, ver cuánto se debe, registrar un pago, imprimir el comprobante, anular facturas y, cuando tu empresa tiene facturación electrónica, emitirlas o crear notas de crédito y débito. Para entrar ve a Gestión Financiera → Facturas en el menú lateral.
Qué necesitas para entrar
Para ver esta sección necesitas el permiso Ver facturas. Algunas acciones piden permisos adicionales:
| Acción | Permiso necesario |
|---|---|
| Ver el listado y buscar facturas | Ver facturas |
| Registrar un pago de una factura | Crear pagos |
| Crear notas de crédito o de débito | Crear facturas |
| Anular una factura | Eliminar facturas |
Solo verás las facturas de las agencias a las que tienes acceso. Si trabajas con varias agencias, el listado respeta la agencia que tengas seleccionada arriba; también puedes filtrar por una agencia específica.
El módulo Facturación Electrónica que aparece junto a Facturas es distinto: lo administran las personas con rol de administrador del sistema. Esta página solo cubre el listado de facturas y las acciones que cualquier usuario administrativo puede realizar.
Estados de una factura
Cada factura tiene un estado que indica en qué punto del cobro se encuentra. El estado se muestra como una etiqueta de color a la derecha de cada fila.
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| PAGADA | La factura ya fue cancelada en su totalidad. Su valor aparece tachado y no se puede cobrar de nuevo. |
| SIN PAGAR | La factura está pendiente de pago y aún no ha llegado a su fecha de vencimiento. |
| VENCIDA | La factura sigue pendiente y ya pasó su fecha de vencimiento. |
| PROGRAMADA | La factura está agendada para un período futuro y todavía no se ha emitido. Solo recibe dinero si le asignas un monto manualmente. |
| ANULADA | La factura fue anulada y ya no se cobra. También quedan en este estado las facturas cubiertas por completo con una nota de crédito. |
El listado de facturas
El listado no muestra resultados hasta que apliques un filtro o una búsqueda. Esto evita cargar miles de facturas de golpe. Mientras no busques nada, verás el mensaje "Utiliza los filtros para buscar facturas".
Cuando hay resultados, en la parte superior aparecen unos indicadores con el total de facturas encontradas, cuántas están sin pagar, cuántas vencidas y el total adeudado. Cada factura se muestra como una tarjeta con la siguiente información:
| Dato | Descripción |
|---|---|
| Número | Número interno de la factura (por ejemplo #1234) y su tipo (Factura de Servicio, Prorrateo, Cuota de Financiación, Nota Crédito, Nota Débito), con el nombre del plan cuando aplica. |
| Emitida | Fecha en que se creó la factura. |
| Vence | Fecha límite de pago. |
| Servicio | Código del servicio al que pertenece la factura. |
| Abonado | Nombre del cliente; es un enlace directo a su ficha. |
| Agencia | Empresa y agencia del abonado (se muestra cuando trabajas con varias agencias). |
| A pagar | Valor que aún se debe de la factura, ya descontados los pagos y las notas de crédito. |
| Estado | Etiqueta de color con el estado de la factura. |
Las notas de crédito y de débito no aparecen como filas sueltas: se muestran agrupadas debajo de la factura a la que pertenecen, con una etiqueta que indica cuántas notas tiene.
Cómo se cuenta lo que se debe
El valor A pagar de cada factura ya tiene en cuenta los pagos registrados y las notas de crédito activas. Las notas de débito, en cambio, se cobran por separado como un documento independiente y tienen su propia fila con su propio valor a pagar.
Buscar y filtrar facturas
Hay dos formas de encontrar facturas: la barra de búsqueda rápida y los filtros avanzados.
Búsqueda rápida
La barra Buscar de la parte superior busca al mismo tiempo en el código de la factura y en varios datos del abonado: nombres, apellidos, identificación, código de abonado, correo, teléfono y dirección. Puedes separar varios términos con espacios; el sistema mostrará las facturas que coincidan con todos ellos. Por ejemplo, escribir "Diaz 12345" encuentra a un abonado de apellido Díaz con identificación 12345.
Más filtros
Al presionar Más filtros se despliegan opciones para acotar la búsqueda:
| Filtro | Para qué sirve |
|---|---|
| Emisión: Desde / Hasta | Rango de fechas en que se crearon las facturas. |
| Año y Mes | Filtran por el año o el mes en que se emitió la factura. |
| Estado | PAGADA, SIN PAGAR, VENCIDA, ANULADA o PROGRAMADA. |
| Tipo | Servicios, Suscripción, Prorrateo, Financiación, Reconexión, Traslado, o facturas que tengan una nota de crédito o de débito asociada. |
| Emisión electrónica | Facturas ya emitidas o aún no emitidas ante el facturador electrónico (aparece según la configuración de tu empresa). |
| Vence desde / hasta | Rango de fechas de vencimiento. |
| Solo vencidas | Muestra únicamente las facturas en estado VENCIDA. |
| Monto mínimo / máximo | Acota por el valor de la factura. |
| Período facturado | Período que cubre la factura. Incluye atajos para el mes actual, el mes anterior y mitad de mes. |
Si no usas ningún filtro específico (como búsqueda, código, año o mes), el sistema te pedirá un rango de fechas de emisión para no traer todo el historial. Si ya usaste un filtro específico, el rango de fechas es opcional.
Para buscar y filtrar:
- Escribe un término en la barra Buscar, o presiona Más filtros y completa las opciones que necesites.
- Presiona Filtrar para aplicar.
- Para empezar de cero, presiona Limpiar.
Sobre el listado de resultados también hay un campo "Filtrar las facturas visibles en esta página", que oculta filas dentro de la página actual sin volver a consultar. Para buscar en todas las facturas usa siempre la barra Buscar de arriba.
Descargar el listado en Excel
Cuando hay resultados, aparece el botón Descargar Excel, que exporta exactamente las facturas filtradas. El archivo incluye también las notas de crédito y débito de cada factura.
Ver e imprimir una factura
Cada factura tiene a la derecha un botón de impresión y un menú de tres puntos con más acciones.
- Para imprimir, presiona el ícono de impresora en la fila de la factura. Se abre el comprobante en PDF listo para imprimir o guardar.
- Para revisar los pagos de esa factura, abre el menú de tres puntos y elige Ver Pagos.
Registrar un pago
Si la factura está SIN PAGAR o VENCIDA y aún tiene saldo, verás el botón Pagar en su fila (necesitas el permiso Crear pagos).
- Presiona Pagar en la factura que vas a cobrar.
- Se abre la ventana de registro de pago, la misma que se usa en toda la aplicación.
- Completa la forma de pago y el monto, y guarda.
El detalle completo del registro de pago, incluidos los cobros con retención de impuestos, se explica en Pagos y en Pagos con retenciones.
Anular una factura
Anular una factura la deja en estado ANULADA y deja de cobrarse. Necesitas el permiso Eliminar facturas, y solo se pueden anular facturas en estado SIN PAGAR, VENCIDA o PROGRAMADA (no las que ya están pagadas).
- En la fila de la factura, abre el menú de tres puntos.
- Elige Anular Factura.
- Confirma en el aviso. La factura cambia a ANULADA y la acción queda registrada en el historial del servicio.
Anular una factura no se puede deshacer. Si necesitas dejar una constancia formal para la facturación electrónica, usa una nota de crédito en lugar de anular.
Notas de crédito y de débito
Las notas permiten corregir una factura ya emitida: la nota de crédito reduce o anula su valor, y la nota de débito lo aumenta (por ejemplo, intereses). Para crearlas necesitas el permiso Crear facturas. No se pueden crear notas sobre facturas anuladas ni sobre otra nota.
La emisión de notas ante la DIAN aparece solo si tu empresa tiene facturación electrónica activa (Siigo o Alegra). Los motivos de la nota corresponden a los códigos oficiales de la DIAN.
Para crear una nota de crédito:
- En la fila de la factura, abre el menú de tres puntos y elige Nueva Nota Crédito.
- Revisa los datos de la factura de origen.
- Elige el motivo (devolución, anulación, descuento, ajuste de precio u otros).
- Indica si la nota es total (sobre toda la factura) o parcial (solo algunos conceptos).
- Si es parcial, ajusta los conceptos y valores.
- Agrega una descripción si lo deseas y confirma.
Para crear una nota de débito el procedimiento es el mismo, eligiendo Nueva Nota Débito; los motivos disponibles son intereses, gastos por cobrar, cambio del valor u otros.
Qué ocurre al crear cada nota:
- Nota de crédito total: la factura de origen pasa a estado ANULADA. Si la factura ya había recibido pagos, ese dinero se devuelve como saldo a favor del servicio.
- Nota de crédito parcial: se descuenta su valor del saldo pendiente de la factura. Si con eso la factura queda totalmente cubierta, también pasa a ANULADA.
- Nota de débito: se registra como un documento de cobro independiente, con su propio valor a pagar; no modifica el saldo a favor del servicio.
En ambos casos, si tu empresa tiene facturación electrónica, la nota se envía automáticamente al facturador para su emisión.
Emitir una factura electrónicamente
Estas opciones aparecen solo si tu empresa tiene facturación electrónica y el servicio está habilitado para ello.
- Cuando una factura cumple los requisitos para emitirse pero aún no se ha enviado, muestra una etiqueta NO EMITIDA. Al presionarla puedes ver el motivo y enviarla.
- Para enviarla manualmente, abre el menú de tres puntos y elige Enviar a Siigo (o el nombre de tu facturador). El envío se procesa en segundo plano y recibirás una notificación con el resultado.
- Una vez emitida, la factura muestra una etiqueta con el número del documento y la opción Descargar PDF del documento electrónico.
Las facturas cuyo único concepto es un aporte de asociación no se envían a facturación electrónica, porque no corresponden a una venta gravable.
Generar un link de pago Wompi
Si tu agencia tiene habilitado el pago en línea con Wompi, puedes generar un enlace para que el cliente pague la factura por internet.
- En la fila de la factura (que no esté pagada ni anulada), abre el menú de tres puntos.
- Elige Generar Link Wompi. El enlace se crea y se le envía al cliente por sus canales de notificación.
- Si el enlace ya existe, la opción cambia a Abrir Link Wompi.
Próximos pasos
- Pagos: cómo registrar y consultar los pagos de los abonados.
- Pagos con retenciones: cobros a clientes que retienen impuestos.
- Recaudo Bancolombia: cargar pagos recibidos por convenio de recaudo.
- Impuestos: configurar los impuestos y retenciones de la empresa.
- Servicios: desde donde se generan las facturas de cada abonado.