Pagos

El módulo de Pagos reúne todos los recaudos de la agencia: los pagos que registran las cajeras desde el panel, los que llegan por la pasarela de pago en línea y los que se cargan en lote desde el archivo del banco. Desde aquí consultas y filtras el historial, registras un nuevo pago de un cliente, imprimes su recibo y, si fue un error, anulas un pago para revertir sus efectos.

Quién puede ver y registrar pagos

El acceso al módulo depende de los permisos de cada usuario.

Permiso	Qué habilita
Ver pagos	Entrar al módulo de Pagos y ver el listado.
Ver todos los pagos	Ver los pagos de toda la agencia. Sin este permiso, cada usuario solo ve los pagos que él mismo registró como cajero.
Registrar pagos	Registrar el pago de un cliente y enviar el recibo a facturación electrónica.
Anular pagos	Anular un pago registrado y volver a activarlo si fue anulado por error.

El alcance cambia según el permiso

Con el permiso de ver todos los pagos verás los pagos de toda la agencia y podrás filtrar por cajero. Sin ese permiso, el listado y los totales solo muestran los pagos que tú registraste. Es la diferencia entre ver el recaudo de la agencia y ver únicamente tu propio recaudo.

Si trabajas con varias agencias, el listado siempre respeta la agencia o agencias seleccionadas en la parte superior del panel: solo aparecen los pagos de esas agencias.

El listado de pagos

La pantalla principal tiene dos partes: un formulario para filtrar arriba y la tabla de resultados abajo. La tabla aparece una vez que aplicas un filtro.

Filtrar pagos

En la parte superior siempre tienes los filtros básicos. El rango de fechas (Desde y Hasta) es obligatorio para consultar. Con el botón Mostrar filtros avanzados se despliegan los demás criterios.

Filtro	Para qué sirve
No. de Recibo Pago	Buscar un pago por su número de recibo.
Código Único de Pago	Buscar por el código de la factura asociada al pago.
Código Abonado	Buscar los pagos de un cliente por su código de abonado.
Identificación Abonado	Buscar por el número de documento del cliente.
Desde Fecha de pago y Hasta Fecha de pago	Acotar el periodo que quieres consultar.
Nombre abonado y Apellido abonado	Buscar por el nombre o apellido del cliente.
Estado de pagos	Mostrar los pagos Registrados o los Anulados.
Tipo de pago	Filtrar por el concepto del pago: servicios, suscripción, otros ingresos o financiación.
Retenciones	Mostrar solo los pagos con retención que aún no se ha reflejado en el facturador electrónico.
Cajero	Ver los pagos registrados por un cajero. Solo aparece con el permiso de ver todos los pagos.
Estado del Servicio	Filtrar según el estado del servicio del cliente: activo, suspendido, preactivo o retirado.

Con Filtrar aplicas la búsqueda y con Limpiar vuelves a empezar.

El resumen del filtro

Cuando la búsqueda devuelve resultados, encima de la tabla aparece un resumen con el total recaudado y el número de pagos, más un desglose por tipo de pago. Sirve para cuadrar la caja de lo que estás viendo en pantalla sin necesidad de exportar a Excel.

Las columnas de la tabla

Columna	Qué muestra
ID	Número del recibo de pago.
ID SIIGO	Número de la factura electrónica, cuando ya se generó. Aquí también aparece el aviso de retención sin reflejar.
Abonado	Nombre del cliente. Es un enlace a su ficha.
Servicio	Plan del cliente.
Fecha pago	Fecha y hora en que se registró el pago.
Cajero	Usuario que registró el pago.
Monto	Valor del pago.
Tipo pago	Concepto del pago.
Descripción	Nota que se escribió al registrar el pago.
Agencia	Agencia a la que pertenece el cliente.
Acciones	Botones para imprimir el recibo, enviar a facturación electrónica y anular el pago.

Exportar a Excel

Cuando una búsqueda tiene resultados, encima de la tabla aparece el botón Excel. Descarga el listado filtrado en una hoja de cálculo, respetando los mismos filtros que tienes aplicados.

Registrar un pago

Un pago siempre se registra sobre el servicio de un cliente, nunca de forma suelta. Por eso la ventana para registrar el pago se abre desde varias pantallas:

• Desde la ficha del abonado, en su tarjeta de servicios.
• Desde el módulo de Facturas, en la fila de una factura del cliente.
• Desde el listado de pagos de un servicio, con el botón REGISTRAR PAGO.

En todos los casos se abre la misma ventana Crear pago.

Pasos

1. Abre la ventana Crear pago desde una de las pantallas anteriores.
2. Revisa los datos del cliente y su servicio, que ya vienen cargados. Verás la deuda actual del cliente (o su saldo a favor, en agencias de prepago).
3. Elige la Forma de pago: efectivo, Efecty, tarjeta de crédito, tarjeta débito o transferencia bancaria.
4. Si lo necesitas, escribe una Referencia de pago (por ejemplo, el número de la transferencia).
5. Elige el Tipo de pago según el concepto que estás cobrando.
6. Escribe una Descripción si quieres dejar una nota.
7. Indica el valor del pago. Según el tipo de pago y la agencia, el sistema puede pedirte el valor directamente o calcularlo a partir de las facturas que decidas cubrir.
8. Deja marcada la casilla Enviar Mensaje de Texto si quieres que el cliente reciba la notificación de su pago. Viene marcada por defecto.
9. Pulsa Registrar Pago.

nota

La casilla Reactivar Servicio solo aparece cuando el servicio está suspendido. Sirve para reactivarlo aunque el pago no cubra toda la deuda. Si el pago deja la deuda dentro de lo permitido por el ciclo de facturación, el servicio se reactiva solo, sin necesidad de marcarla.

Los tipos de pago

Tipo de pago	Cuándo se usa
Servicios	El pago habitual de la mensualidad del servicio. Aplica el dinero a las facturas pendientes.
Suscripción	El cobro inicial de la suscripción o matrícula.
Otros ingresos	Cualquier otro cobro que no corresponda al servicio.
Financiación	El abono a un plan de financiación. Solo aparece si el servicio tiene un plan de financiación activo.

Qué pasa cuando registras un pago

Al guardar el pago, el sistema hace varias cosas de forma automática, sin que tengas que tocarlas:

• Aplica el dinero a las facturas. En agencias de pospago, el pago salda las facturas pendientes empezando por la más antigua. Si sobra dinero, queda como saldo a favor del cliente. En agencias de prepago, el pago aumenta el saldo del cliente.
• Reactiva el servicio si corresponde. Si el servicio estaba suspendido y el pago deja la deuda dentro de lo permitido (o marcaste la casilla de reactivar), el servicio vuelve a quedar activo.
• Avisa al cliente. Si dejaste marcada la casilla, se envía la notificación del pago al cliente.
• Genera la factura electrónica cuando el servicio está habilitado para ello, según la configuración de la empresa.
• Avisa a sistemas externos. Si la agencia tiene configurado un webhook de pagos, se envía un aviso automático cada vez que entra un pago real. Consulta Webhooks.

Después de registrar el pago puedes imprimir su recibo desde la columna Acciones del listado.

Clientes que retienen impuestos

Si el cliente es una empresa o entidad que retiene impuestos (Retefuente, ReteIVA o ReteICA), el registro del pago tiene pasos adicionales para capturar esas retenciones. Ese caso se explica en Pagos con retenciones.

Anular un pago

Si registraste un pago por error, puedes anularlo desde el botón Anular Pago de la columna Acciones. Hace falta el permiso de anular pagos. El sistema pide confirmación antes de continuar.

Al anular un pago, se revierten automáticamente sus efectos:

• En agencias de pospago, las facturas que el pago había saldado vuelven a quedar pendientes. La parte que se cubrió con saldo a favor del cliente regresa a su saldo.
• En agencias de prepago, el saldo a favor del cliente se reduce en el valor del pago.
• En pagos de financiación, el abono se descuenta de las cuotas y, si el plan se había completado con ese pago, vuelve a quedar activo.

Un pago anulado no desaparece del listado: queda marcado como Anulado y puedes encontrarlo con el filtro Estado de pagos. Si lo anulaste por error, desde la fila del pago anulado puedes volver a activarlo, lo que reaplica el dinero a las facturas del cliente.

aviso

En contadas situaciones, al anular un pago el sistema no puede ajustar las facturas por sí solo y te avisa de que debes revisarlas manualmente. Si ves ese mensaje, verifica el estado de las facturas del cliente después de anular.

Próximos pasos

• Pagos con retenciones: registrar pagos de clientes que retienen impuestos.
• Recaudo Bancolombia: cargar pagos en lote desde el archivo del banco.
• Webhooks: avisar a sistemas externos cada vez que entra un pago.
• Servicios: consultar el estado de los servicios de los clientes.