Proveedores
El catálogo de Proveedores guarda los terceros a los que la empresa les paga: arrendadores, empresas de servicios, transportadores, contratistas. Cada gasto que se registra debe indicar su proveedor, y el comprobante de egreso lo imprime con su identificación. El catálogo es de la empresa (ISP): todas sus agencias comparten la misma lista.
Se abre en Gestión Financiera → Proveedores y requiere el permiso Gestionar Proveedores, que también habilita el botón "Nuevo proveedor" del formulario de gastos.
El listado
Cada fila muestra el tipo y número de identificación (con el dígito de verificación cuando lo tiene), el nombre o razón social, la empresa, el correo, el teléfono y la persona de contacto, y las etiquetas Empresa o Persona e Inactivo cuando aplica. Los proveedores se ordenan por razón social y no hay buscador ni filtros: la lista completa se muestra de una vez.
Desde la fila puede Editar (lápiz) o Eliminar (papelera). El listado muestra los proveedores de las empresas de las agencias que tenga seleccionadas en MIS AGENCIAS.
Crear un proveedor
Presione CREAR PROVEEDOR y complete el formulario:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| ISP | Empresa dueña del proveedor. Obligatorio; un usuario normal solo ve su propia empresa. |
| Tipo de persona | Persona jurídica (empresa) o Persona natural. Cambia los campos de nombre. |
| Razón social | Obligatoria para empresas. |
| Nombres y Apellidos | Obligatorios para personas naturales. |
| Tipo de identificación | NIT, Cédula de ciudadanía, Cédula de extranjería, Pasaporte, Documento de identificación de extranjero, PEP, PPT o NIT de otro país. |
| Número de identificación | Obligatorio y único dentro de la empresa. |
| DV | Dígito de verificación del NIT. Opcional. |
| Responsabilidad fiscal | Código DIAN; viene con R-99-PN (no responsable). |
| Dirección, País, Departamento / Estado, Ciudad / Municipio | Ubicación. El país viene en Colombia y las listas se cargan en cascada. |
| Correo electrónico, Teléfono, Persona de contacto | Datos de contacto, opcionales. |
| Activo | Marcado al crear. Un proveedor inactivo deja de aparecer al registrar gastos nuevos, pero se conserva en los gastos que ya lo usan. |
Presione Crear. Vuelve al listado con "El proveedor se ha creado correctamente.". Si el número de identificación ya existe en la empresa, el sistema lo rechaza; los mensajes de validación aparecen en inglés en la parte superior del formulario ("The identificación has already been taken.").
Un proveedor también se puede crear sin salir del gasto, con el botón Nuevo proveedor del formulario de Gastos: esa ventana rápida pide solo el tipo, la identificación, el nombre y, opcionalmente, correo y teléfono.
Editar, desactivar y eliminar
- Editar abre el mismo formulario; al guardar, la página se queda en el formulario con el aviso "El proveedor se ha modificado correctamente.". Para dejar de ofrecer un proveedor sin perderlo, desmarque Activo.
- Eliminar pide confirmación ("¿Estás seguro de que deseas eliminar este proveedor?") y lo quita del catálogo. Los gastos que ya lo tenían siguen mostrando su nombre y su comprobante de egreso lo sigue imprimiendo; el sistema no avisa si el proveedor tiene gastos.
Un proveedor eliminado no se puede volver a crear con el mismo número de identificación: el sistema responde que la identificación ya existe. Si cree que puede volver a necesitarlo, desactívelo en lugar de eliminarlo.