Transferencias

Las transferencias sirven para mover equipos y materiales de un almacén a otro y dejar registrado el movimiento: de qué almacén salió, a cuál entró, quién lo envió, quién lo recibió y qué productos se trasladaron. Es la herramienta para abastecer el almacén de un técnico, pasar existencias entre agencias o reorganizar el inventario, manteniendo la trazabilidad de cada equipo con serial.

Para acceder, ingrese al menú Inventario y seleccione la opción Transferencias.

Quién puede usar esta opción

La opción Transferencias aparece en el menú solo para las personas que tengan el permiso para ver transferencias de inventario. Si no ve la opción, pídale a la persona que administra los usuarios de su empresa que se lo asigne. Cada usuario trabaja con los almacenes de las agencias que tenga asignadas.

Cómo funciona una transferencia

Lo más importante de entender es que la transferencia mueve las existencias en el momento en que se crea. No hay un paso aparte de "aceptar" o "confirmar la recepción": apenas guarda la transferencia, el sistema descuenta los productos del almacén de origen y los suma al de destino, todo de una vez.

Por eso, al crear la transferencia se le piden tanto la fecha de envío como la fecha de recepción, y el destinatario (la persona que recibe) se elige en ese mismo formulario.

Qué le pasa a las existencias

El movimiento del stock depende del tipo de producto:

Tipo de producto	Qué ocurre en el origen	Qué ocurre en el destino
Equipos con serial (ONT, antenas o radios, routers, repetidores)	La unidad se retira del almacén de origen. Como cada equipo es una fila identificada por su serial o MAC, esa fila pasa a pertenecer al almacén de destino.	El equipo aparece en el almacén de destino con su mismo serial y MAC.
Materiales de consumo (cables, conectores, herrajes y demás artículos sin serial)	Se descuenta del origen la cantidad que usted indique. Si el material llega a cero, se queda visible como Agotado (0), no desaparece.	Se suma esa cantidad a lo que ya hubiera en el destino. Si el destino no tenía ese material, el sistema lo crea.

No puede transferir más de lo que hay

El sistema no le deja enviar una cantidad mayor a la disponible en el almacén de origen. Si lo intenta, la transferencia no se realiza.

A dónde se puede transferir

El destino de una transferencia es siempre un almacén, y además se registra a una persona destinataria (quién recibe).

• El almacén de destino se elige entre los almacenes que pueden recibir desde el almacén de origen.
• El destinatario se elige según el almacén de destino:
  • Si el almacén de destino pertenece a un técnico, el destinatario es ese técnico (el dueño del almacén).
  • Si el almacén de destino es un almacén general de agencia, puede elegir entre los usuarios activos de las agencias asociadas a ese almacén.

Así, abastecer a un técnico es simplemente transferir hacia su almacén: el técnico queda registrado como quien recibió las existencias.

Estados de una transferencia

En la lista, cada transferencia muestra un estado según si tiene o no fecha de recepción:

Estado	Qué significa
Completado (etiqueta verde)	La transferencia tiene fecha de recepción registrada. Las existencias ya se movieron al almacén de destino.
Pendiente (etiqueta amarilla)	La transferencia no tiene fecha de recepción registrada.

nota

En la práctica, la fecha de recepción se registra al crear la transferencia, así que las transferencias hechas desde el formulario quedan en Completado. El estado Pendiente corresponde a transferencias sin fecha de recepción y se conserva en la lista, junto con el filtro, para esos casos.

Crear una transferencia

1. Ingrese al menú Inventario, opción Transferencias, y presione TRANSFERIR.
2. En Almacén de Origen, elija el almacén de donde van a salir los productos.
3. En Almacén de Destino, elija el almacén que recibirá los productos. La lista se ajusta según el origen elegido.
4. Indique la Fecha de Envío y la Fecha de Recepción.
5. El Remitente ya viene con su nombre (la persona que está creando la transferencia). En Destinatario, elija quién recibe.
6. En Búsqueda de productos, escriba lo que quiere transferir. Puede buscar por nombre, serial o MAC.
7. Marque la casilla de cada producto que quiera mover para pasarlo a la lista Productos a transferir. En los materiales de consumo puede escribir la cantidad antes de marcarlo.
8. Revise la lista Productos a transferir y presione Transferir.

La fecha de recepción es necesaria

Aunque el formulario no la marca como obligatoria, deje siempre diligenciada la Fecha de Recepción. Si la deja vacía, la transferencia no se podrá guardar.

Consultar transferencias

La lista de transferencias no muestra resultados hasta que use los filtros de búsqueda. Esto evita cargar de golpe todo el historial.

Filtros disponibles:

Filtro	Para qué sirve
Fecha desde / Fecha hasta	Acota el rango de fechas de envío.
Almacén de origen	Muestra las transferencias que salieron de uno o varios almacenes.
Almacén de destino	Muestra las transferencias que llegaron a uno o varios almacenes.
Usuario que envió	Filtra por la persona remitente (en filtros avanzados).
Usuario que recibió	Filtra por la persona destinataria (en filtros avanzados).
Estado	Permite ver solo las Pendiente o solo las Completado (en filtros avanzados).

Elija los criterios y presione FILTRAR. Para empezar de nuevo, presione Limpiar.

Cada fila de resultados muestra el producto, su serial y MAC (o N/A si no aplica), el almacén de origen y destino, la cantidad transferida, la cantidad restante, las fechas de envío y recepción, el estado y quién envió y recibió.

Las transferencias no se editan ni se anulan

Una transferencia es un registro histórico: una vez creada, no se puede editar, deshacer ni eliminar. Por eso conviene revisar el origen, el destino y los productos antes de presionar Transferir. Si se equivocó, la forma de corregirlo es hacer una nueva transferencia en sentido contrario.

Próximos pasos

• Alertas de existencias bajas: cómo el sistema avisa cuando un producto se está agotando en el almacén.
• Crear y activar un abonado: cuándo se descuentan del inventario los equipos al instalar un servicio.
• Usuarios: cómo se asignan los permisos y las agencias que determinan qué almacenes ve cada persona.